Organisaties staan dagelijks in een spanningsveld van nieuwe mogelijkheden, bedreigingen en verwachtingen. De bedrijfsstrategie zal hierop moeten anticiperen en adequaat op moeten reageren. Als afgeleide van de bedrijfsstrategie is het cruciaal om ook een document communicatie strategie te hebben. In deze strategie is vastgelegd hoe een organisatie de communicatie middelen die ze hebben op document gebied optimaal kunnen inzetten om de bedrijfsdoelstellingen te behalen. Het opzetten van een dergelijke strategie is niet altijd eenvoudig gezien de snelle veranderingen in technologie, de verschillende mogelijkheden voor communicatie (papier, e-mail, Internet, etc) en de verwachtingen van de eindklant/-gebruiker.

Om u te helpen bij de eerste stappen in het opzetten van een document communicatie strategie en te beoordelen welke innovatie mogelijkheden voor uw organisatie relevant zijn, heeft Strategy Partners een rapport geschreven. Dit rapport , specifiek voor de Benelux markt, gaat in op de mogelijkheden voor innovatie in document communicatie en hoe een document communicatie strategie kan worden opgezet. Het rapport bevat een groot aantal vragen die een organisatie zichzelf kan stellen om te achterhalen waar het zich bevindt in het document innovatie proces en wat er praktisch gezien mogelijk is.

Het rapport is praktisch gericht en zal u helpen in de eerste selectie in welke bedrijfsprocessen voor uw innovatie relevant is en met welke technische middelen dit het beste kan worden uitgevoerd. Als voorbereiding op het rapport heeft Strategy Partners gesproken met een 25 organisaties in verschillende branches. Is er een on-line enquête gebruikt voor additionele ondersteuning. Om u verder te helpen bij de keuze voor de techniek zijn er een 12-tal leveranciers profielen opgenomen met selectie matrices voor het samenstellen van een ‘short-list’.

Het rapport is bedoeld voor, IT Managers, Marketing Managers, Facility Management managers, Output Management leveranciers, outsourcing dienstverleners, systeem integratie specialisten.

De leveranciers die mee hebben gewerkt aan het rapport middels een leveranciers profiel zijn; Aia Software, EMC Document Sciences, Exstream, GMC Software, High Concept - Smart Documents, ISIS Papyrus, Inventive Designers, MIT office - iWriter, Objectif Lune, Pallas Athena – Modus, Pitney Bowes – Group 1, Sefas Innovation, StreamServe en XLPrint.

Waarom dit rapport u kan helpen?

• Het u helpt bij het opstellen en implementeren van een document communicatie strategie.
• Omdat een juiste document communicatie strategie u kan helpen bij het behalen van de bedrijfsdoelstellingen.
• Het realiseert een aanzienlijke versnelling (besparing) op in het definiëren van de project doelstellingen en het uiteindelijke selectietraject.

Document gebaseerde communicatie is voor bijna 100 procent van de organisaties van cruciaal belang bij het behalen van de bedrijfsresultaten. Zo blijkt uit een enquête gehouden door Strategy Partners onder West-Europese organisaties. Documenten worden nog merendeels in papier vorm verzonden. De afdeling die hiervoor de laatste processtap verzorgt binnen de eigen organisatie is veelal de Print en Mail eenheid (Facility Management). Of dit nu in-huis wordt gedaan of uitbesteed is hierbij minder relevant. Onder invloed van maatschappelijke trends en technische ontwikkelingen verandert de functie van Print en Mail. Waar het voorheen een uitvoerende organisatie was, wint het nu steeds meer aan strategisch belang. Nieuwe toepassingen zijn nodig om de vraag vanuit de organisatie te kunnen ondersteunen en ook om de organisatie te helpen bij het gebruiken van nieuwe technische mogelijkheden.

Om u te helpen bij de eerste stappen in het opzetten van een document communicatie, productie en distributiestrategie en te beoordelen welke innovatie mogelijkheden voor uw organisatie relevant zijn, heeft Strategy Partners een rapport geschreven. Dit rapport gaat in op de mogelijkheden voor innovatie in het op een geautomatiseerde manier produceren, beheren, controleren en distribueren van documenten. Het rapport bevat een groot aantal vragen (assessment). Deze kan een organisatie zichzelf stellen om te achterhalen waar het zich bevindt in het innovatie proces en wat er praktisch gezien mogelijk is.

Het rapport is praktisch gericht en zal u helpen in de eerste selectie van welke documentproductie en distributieprocessen voor u innovatie relevant is. Tevens geeft het aan met welke technische middelen dit het beste kan worden gedaan. Als voorbereiding op het rapport heeft Strategy Partners gesproken met een aantal organisaties in verschillende branches. Is er een on-line enquête gebruikt voor additionele ondersteuning. Om u verder te helpen bij de keuze voor de techniek zijn er een 7-tal leveranciers profielen opgenomen met selectiematrices voor het samenstellen van een ‘short-list’. 

Het rapport is bedoeld voor, IT Managers, Corporate Services manager, Operations Managers, Facility Management managers, Output Management leveranciers, outsourcing dienstverleners, systeem integratie specialisten, Service Bureaus, Commerciële print organisaties, etc.

De leveranciers die mee hebben gewerkt aan het rapport middels een leveranciersprofiel zijn; Böwe Systec, Compart Systemhaus, Edmond Document Solutions, Holland House, ISIS Papyrus, Levi, Ray & Shoup, Macro4, Océ, Pitney Bowes en Xenos. 

•   Waarom dit rapport u kan helpen?
  •  Het u ondersteund bij het opstellen en implementeren van een document communicatie, productie en distributie strategie. 
  •  Omdat een dergelijke strategie het behalen van de bedrijfsdoelstellingen vergemakkelijkt. 
  •  Het een aanzienlijke versnelling realiseert (besparing) op het definiëren van de projectdoelstellingen, verwachtingen, eisen en wensen en het uiteindelijke selectietraject. 

   

Dit marktonderzoek naar de State-of-Mind van de Nederlandse markt op Web Content Management gebied, is uitgevoerd in het derde kwartaal van 2008. De kern van het onderzoek betreft de beschrijving van de resultaten en de analyse van een uitgebreid survey dat gehouden is onder eindgebruikersorganisaties. Dit survey is uitgezet onder ruim 900 organisaties in twaalf marktsegmenten met meer dan 100 medewerkers. Ruim 11% heeft de survey ingevuld (totaal 106).

Het rapport (170 pagina's) bestaat uit vier delen. Deel 1 beschrijft de historie en de ontwikkelingen op web content management gebied in drie tijdsperioden (hoofdstuk 2).

Deel 1 beschrijft verder de belangrijkste trends en innovaties die er op internetgebied plaatsvinden (hoofdstuk 3). Deze beschrijving is een inleiding om vervolgens diep in te gaan op wat deze webtechnologieën precies inhouden, hoe het werkt, de relatie met een web content management systeem, wat het nut en voordeel kan zijn voor een organisatie en worden er conclusies aan verbonden.

Deel 2 beschrijft in hoofdstuk 4 een toetsing in hoeverre Nederlandse organisaties de beschreven webinnovaties toepassen. Daartoe is een uitgebreide survey afgenomen bij middelgrote en grote organisaties in twaalf marktsegmenten. Voor dit doel zijn communicatie-, web-, en marketingmanagers benaderd om deze diepgaande online survey af te nemen. Ten eerste om hun huidige webomgeving te beoordelen (zijn ze tevreden, wat willen ze anders, wat zijn specifieke aandachtspunten per marktsegment). Ten tweede om hun eisen en verwachtingen op web content management gebied in kaart te brengen. Ten derde welke waarde ze hechten aan de toepassing van de verschillende Web 2.0 elementen (functionaliteiten) voor web content management zoals Wikis, Blogs, RSS, Chatbots, Social networking, Mashups.

De resultaten uit het survey geven dus inzicht in huidige webinnovaties, de trends en de verwachtingen van (toekomstige) web content management oplossingen. Daarbij is de positionering van deze toepassingen ten opzichte van Enterprise Content Management -platformen weergegeven. Ook is aandacht besteed aan de ontwikkelingen die organisaties wel of niet inzetten omtrent online marketing en multi-channel communicatie en of er een verschuiving plaatsvindt van ‘plat’ Web Content Management naar meer bedrijfskritische toepassingen.

Deel 3 tot slot geeft een strategische profielbeschrijving van drie web content management leveranciers en vier implementatiepartijen die dit marktonderzoek hebben ondersteund.