Output Management
Enterprise Output Management (EOM) is de laatste 20 jaar geëvolueerd van een toepassing voor het afdrukken van mainframe data op een printer naar de huidige omgeving voor document opmaak, document productie en document distributie in een multi-channel omgeving.
EOM is merendeels gerelateerd aan de in hoge volumes geproduceerde papieren documenten die een organisatie intern of extern verstuurd. Een vast onderdeel van een EOM omgeving was en is dan ook de printer. Output Management is de laatste jaren echter sterk aan het veranderen. Van een activiteit die merendeels werd uitbesteed of gezien werd als een kostenpost en niet behorende bij de strategische processen, veranderd het nu langzaam naar een bedrijfsonderdeel dat essentieel is voor de bedrijfsvoering. De oorzaak hiervoor ligt in de nieuwe gebruiksmogelijkheden van Enterprise Output Management toepassingen binnen organisaties en de service providers. Enterprise Output Management wordt meestal opgesplitst in een drietal processen: Document creatie Het creëren van documenten is tegenwoordig niet meer beperkt tot het opmaken van een document dat bestemd is afgedrukt en verzonden te worden. Documenten hebben nu ook de vorm van een e-mail, een Internet pagina of zelfs een SMS bericht. In een marketing campagne gaat het niet meer om die ene brochure maar om een proces van elkaar opvolgende boodschappen die via de diverse mediakanalen kunnen worden verzonden. Naast de noodzaak om documenten via meerdere mediakanalen te kunnen verzenden is het ook meer en meer noodzakelijk om de geadresseerde persoonlijk aan te spreken. Het betreft hier uiteraard de naam, adres en woonplaats gegevens maar ook additionele persoonlijke gerichte boodschappen. Het profiel van de geadresseerde is hierbij van belang, wat weten we van de klant. Document creatie heeft te maken met optimaal ‘content’ beheer, integratie met CRM en ERP toepassingen, het efficiënt gebruiken van de diverse media kanalen en de variabele opmaak van documenten op basis van bedrijfsregels. Document productie Traditioneel in document productie is het afdrukken van documenten via de printer en het verder verwerken zodat de document in een envelop kunnen worden verzonden. Alhoewel dit nog steeds één van de kernactiviteiten is van document productie zijn ook hier de laatste jaren vele taken en activiteiten aantoegevoegd. Met de toename in het elektronisch versturen van documenten of het willen of moeten archiveren van de elektronische documenten is het belangrijk om vanuit de, voor de printer bestemde gegevens, de mogelijkheid te hebben deze ook direct te kunnen gebruiken voor elektronische verzending en/of archivering. Daarnaast is het voor de documentproductie noodzakelijk om de documenten zo efficiënt mogelijk gereed te maken voor distributie. Hierbij komen zaken als sortering op postcode en “wegen” van het poststuk om binnen de grenzen van bepaalde posttarieven te blijven, naar voren. Document distributie De uiteindelijke distributie is tegenwoordig niet meer alleen de postverzending via TNT-Post. Er is de keuze uit meerdere postdistributie leveranciers. Elk met hun eigen richtlijnen voor efficiënte postverzending. De toevoeging van elektronische distributiekanalen zorgt ervoor dat de document distributie gecompliceerder wordt. Vraagstukken als wat als er een foutmelding komt op de e-mail verzending of als de fax niet reageert, moeten beantwoord worden. Enterprise Output Management is een complex geheel van diverse bedrijfsprocessen waarin documenten worden opgemaakt, verwerkt worden en gedistribueerd worden. Hierbij spelen compliance, optimalisering en effectieve document opmaak een belangrijke rol. Enterprise Output Management is een combinatie van software en hardware zoals is weergegeven in het onderstaande Automated Document Process Management model.
