Enterprise Content Management
ECM wordt door Strategy Partners gezien als het kunnen verwerken en behandelen van content die niet direct in database verzamelingen is vastgelegd. Er worden vier hoofdprocessen binnen ECM gemanaged: 1. Intake van content 2. Verwerking van content 3. Distributie van content 4. Archivering van content Strategy Partners heeft een unieke positie in de ECM markt. Onze jaarlijkse onderzoeken naar de positionering van ECM leveranciers en producten zorgen er voor dat we steeds een actuele en pragmatische visie kunnen overbrengen over de ontwikkelingen binnen dit vakgebied. Deze visievorming is direct toepasbaar voor leveranciers en gebruikersorganisaties. Het bieden van strategische ECM advisering is onderdeel van ons totaal dienstverleningspakket.
Dit proces gaat over de wijze waarop content in organisaties terecht komt of wordt gecreëerd. Denk aan de inrichting van scanstraten, de logistiek van e-mails of de wijze waarop gecreëerde documenten worden opgeslagen. Vaak wordt hier de term ‘inputmanagement’ aan gekoppeld. Voor organisaties is het van belang te weten waar en door wie welke content gemaakt wordt of aan de organisatie ter beschikking wordt gesteld. In de transformatie naar een digitaal behandelproces is het cruciaal om deze gegevensverzamelingen in kaart te brengen en op een efficiënte manier klaar te zetten voor afhandeling.
Veel organisaties beschouwen de ondersteuning van contentafhandeling als een essentiële functionaliteit voor het behalen van hun bedrijfsdoelstellingen. ECM oplossingen die deze functionaliteit bieden vereisen dat opnieuw wordt nagedacht hoe content wordt behandeld, verrijkt en uiteindelijk gaat leiden tot een actie. Workflowelementen in deze oplossingen geven de mogelijkheid om parallel of volgtijdelijk met en tussen meerdere mensen processen te realiseren. De invulling van samenwerkingsruimten, het binnen bepaalde termijnen behandelen van dossiers of documenten en het gericht uitvoeren en volgen van taken zijn aspecten die vanuit ECM uitstekend ondersteund worden.
Voor gebruikers is het van belang om snel toegang te hebben tot de beschikbare informatie. Ook wenst een organisatie zijn content distributie efficiënt in te richten. Wat verzend je digitaal, wat print je uit en welke systemen/oplossingen renderen het meest. Dit proces wordt door Strategy Partners gevat onder de term outputmanagement.
Uiteindelijk dienen formele bedrijfsdocumenten duurzaam te worden bewaard. Organisaties moeten steeds meer aantoonbaar voldoen aan compliancy eisen. Dit zijn wettelijke eisen waarin staat aangegeven welke gegevensverzamelingen je moet bewaren om te bewijzen dat je bepaalde handelingen hebt uitgevoerd en gedocumenteerd. Wij weten vanuit onze jarenlange marktkennis welke ECM oplossingen hierin voorzien. Primair is de vraagstelling aan de orde op welke wijze dit moet worden ingericht en wat dit betekent voor de organisatie omdat het meer is dan de implementatie van een systeem.
