Onze unieke toegevoegde waarde

8 principe model voor zaak- en procesgericht werken

Zaakgericht werken kompas

Samenwerkingsvormen

Kennismaken met onze aanpak

Dilemma’s en uitdagingen binnen de lokale overheid

Het verbeteren van de dienstverlening én het verlagen van de kosten is op dit moment de uitdaging die locale overheidsorganisaties (gemeenten, waterschappen en provincies) bezig houdt. Al sinds jaar en dag zijn organisaties bezig met het verbeteren van hun dienstverlening. Toch is dit pas echt in een stroomversnelling gekomen sinds het verschijnen van de publicaties NUP en “gemeente heeft Antwoord©”, in 2007. Sindsdien staat verbeteren van de dienstverlening met een grote D in partijprogramma’s en beleidsnotities geschreven. En alsof deze uitdaging nog niet groot genoeg is, wordt de druk om de kosten te verlagen ook steeds groter. Veel organisaties worstelen dan ook met de vraag hoe kunnen we de dienstverlening verbeteren èn de kosten verlagen.

Het verbeteren van dienstverlening wordt vaak in een adem genoemd met ”zaakgericht werken” en “procesgericht werken”.  Zaak- en procesgericht werken wordt dan beschouwd als de manier van werken die nodig om daadwerkelijk de dienstverlening te verbeteren. Met als resultaten ondermeer: snelle en tijdige afhandeling, statusinformatie, 1 digitaal klantdossier, 1 aanspreekpunt voor de klant etc. Bij diverse organisaties is de invoer van zaakgericht werken opgepakt en ingevuld als een grote digitaliseringslag met concepten als Midoffice en oplossingen als document management systemen. Nu de eerste ervaringen daar zijn, blijkt dat er bij de implementatie van zaakgericht werken veel meer komt kijken dan (alleen) de implementatie van een ICT oplossing. Zo is bijvoorbeeld de impact op het huidige werken binnen de organisatie veel groter dan voorzien. Hoewel de ‘early adapters’ de nodige butsen en schrammen hebben opgelopen, zijn er ook successen te vinden. De praktijk wijst echter uit dat de meeste organisaties het wiel telkens opnieuw moeten uitvinden.

Het wordt voor veel organisaties ook steeds duidelijker dat het zaakgerichte werken kan helpen om de ogenschijnlijke tegenstrijdige doelstellingen “betere dienstverlening”en “lagere kosten” met elkaar te verenigen. Maar hoe krijg je dat voor elkaar? Welke keuzes moet je maken en welke stappen moet je nemen?

In onze dagelijkse praktijk krijgen wij veel vragen met betrekking tot digitalisering en zaakgericht werken. Het valt op dat veel organisaties met vergelijkbare vragen zitten, zoals:

• Wat is er nu zo nieuw aan zaakgericht werken want dat doen we toch al lang?
• Wat moeten wij dan anders gaan doen?
• Hoe moeten wij het oppakken en waar beginnen wij dan mee?
• Is ons huidige document management systeem geschikt om zaakgericht werken te ondersteunen?
• Wat zijn bewezen oplossingen in de markt die bij onze behoeften aansluiten?
• Hoeveel gaat ons dit kosten en wat levert het uiteindelijk allemaal op?
• Hoe krijgen wij de organisatie mee?

Het antwoord op deze vragen moet worden gezocht in de visie en de ambities van uw organisatie, de huidige situatie alsook het verander(vermogen) van uw organisatie. Op basis daarvan dient een op uw organisatie toegesneden aanpak te worden geformuleerd. Hierbij moet goed moet worden gerealiseerd dat dit een grote diversiteit aan kennis & kunde vereist.

Onze unieke toegevoegde waarde

Strategy Partners heeft zich gespecialiseerd in het begeleiden van organisaties die zaakgericht willen gaan werken. Onze toegevoegde waarde komt voort uit het feit dat we zowel actief zijn in het uitvoeren van marktonderzoek alsook in de begeleiding van eindgebruikers organisaties. Enerzijds zijn we als onafhankelijk adviesbureau gespecialiseerd in het intensief uitvoeren van marktonderzoek en trendanalyses op het gebied van softwareaanbieders in de Nederlandse markt zoals documentmanagement, procesbesturing, web content en e-formulieren. Anderzijds zijn we gespecialiseerd in het actief begeleiden van eindgebruikerorganisaties op het snijvlak van organisatieverandering en het toepassen van bovengenoemde softwareoplossingen. De kruisbestuiving die continu plaatsvindt tussen deze marktonderzoeken en organisatiebegeleiding, mag uniek in de Nederlandse markt worden genoemd.

Hoe kunnen wij u helpen bij het realiseren van uw succes?

8 principe model voor zaak- en procesgericht werken

Allereerst hebben wij  op basis van de ervaringen die we hebben opgedaan en de ingebrachte kennis bij onze klanten,  het ‘8 principes model’  voor Zaak- en Procesgericht werken ontwikkeld. Daarmee kan Zaak- en Procesgericht werken ook bij uw organisatie succesvol worden ingevoerd.  De acht principes dragen bij aan significante verbeteringen in de dienstverlening (effectiviteit) alsook in de (efficiency van de) interne processen. Vanuit een visie op Zaak- en procesgericht werken wordt een leidraad geboden voor veranderingen die moeten worden doorgevoerd. Een heldere en uitdagende visie is essentieel om acceptatie en draagvlak te creëren voor het programma. Dat zorgt er ook voor dat het is afgestemd op de strategie van de organisatie. De door Strategy Partners ontwikkelde ‘8 principes’ zijn de essentiële uitgangspunten bij het vaststellen van een aanpak die is toegespitst op uw organisatie, doelstellingen en  ambities. Het volledige model kunt u hier downloaden of door op het plaatje te klikken.

Zaakgericht werken kompas

Wilt u weten hoe u aan de hand van deze 8 principes met zaak- en procesgericht werken aan de slag moet? Of wilt u weten of het project waar u mee bezig bent dat gaat brengen wat u ermee hoopt te bereiken?

Strategy Partners beschikt over een gestructureerde aanpak onder de noemer “Zaakgericht werken kompas”. Met behulp van deze aanpak helpen we u om de juiste koers voor uw organisatie in kaart te brengen en om te zetten in een gerichte, pragmatische aanpak.

Onze aanpak biedt een breed scala aan aandachtsgebieden zoals:

• Opstellen van een business case;
• Procesoptimalisatie;
• Werken onder architectuur;
• Inrichting van de informatiehuishouding zoals het selecteren van en implementeren van de juiste ict-hulpmiddelen;
• Organisatieverandering;
• Programma- en projectmanagement.

Samenwerkingsvormen

Strategy Partners wil uw organisatie graag zo optimaal ondersteunen bij het bereiken van uw doelen. Hierbij zijn verschillende samenwerkingsvormen mogelijk. Sommige organisaties geven er de voorkeur aan om zoveel mogelijk zelf te doen. In dat geval kunnen we u - alleen daar waar nodig - adviseren/coachen door u te voorzien van de juiste kennis en ervaring. Maar ook andere samenwerkingsvormen zijn mogelijk, waarbij we in overleg met u meer verantwoordelijkheid nemen voor projectuitvoering en/of regiemanagement. We bespreken graag welke samenwerkingvorm het beste bij uw organisatie past.

Kennismaken met onze aanpak? Een gratis navigatiesessie!

Wilt u nader kennismaken met Strategy Partners en onze aanpak, dan bieden wij hiervoor een gratis navigatiesessie aan. In deze informatieve én interactieve sessie komt ondermeer aan de orde:

• Wat is het 8 principes model en hoe kan dit model ook uw organisatie helpen?
• Wat kunt u leren van andere organisaties? Het Zaakgericht werken Kompas; de “best practice” aanpak.
• Hoe stelt u een aanpak vast die is toegespitst op uw organisatie, doelstellingen en ambities?

Aan het einde van deze sessie (van maximaal 3 uur) heeft u een aantal handvatten om concreet mee aan de slag te gaan. De enige voorwaarden die wij aan u stellen is dat vanuit uw organisatie een aantal sleutelpersonen deelnemen aan deze sessie. De navigatiesessie wordt – in samenspraak met u – georganiseerd bij u op locatie.